Datenschutzerklärung
Stand: Juni 2026
1. Verantwortlicher
Eyedia — Menasse Gebregzi
Deutz-Mülheimer-Str. 119, 51063 Köln
Telefon: +49 177 8977482
E-Mail: hallo@eyedia.de
2. Übersicht der Verarbeitungen
KitaDoc verarbeitet personenbezogene Daten zur Bereitstellung einer digitalen Entwicklungsdokumentation und Portfolio-Verwaltung für Kindertageseinrichtungen.
Kategorien betroffener Personen
- Kinder in Kindertageseinrichtungen
- Erziehungsberechtigte (Eltern)
- Pädagogische Fachkräfte (Erzieherinnen und Erzieher)
- Einrichtungsleitungen und Träger-Administratoren
Kategorien personenbezogener Daten
- Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse der Einrichtung)
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon der Notfallkontakte)
- Entwicklungsdokumentation (Beobachtungen, Kompetenzstufen)
- Portfolio-Medien (Fotos, Videos, Audiodateien)
- Gesundheitsdaten (Allergien, Unverträglichkeiten — besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO)
- Anwesenheitsdaten (An-/Abmeldezeiten, Krankmeldungen)
- Nutzungsdaten (Login-Zeiten, IP-Adressen)
3. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (SaaS-Vertrag mit dem Träger)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Foto-Erlaubnis der Eltern)
- Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — Ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsdaten (Allergien)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse (Sicherheit, Betrieb)
4. Auftragsverarbeitung
KitaDoc wird als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig. Der Kita-Träger ist der Verantwortliche. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) wird mit jedem Träger geschlossen.
5. Empfänger und Dienstleister
| Dienst | Anbieter | Zweck | Standort |
|---|---|---|---|
| Datenbank & Auth | Supabase Inc. | Datenspeicherung, Authentifizierung | EU (Frankfurt) |
| Zahlungsabwicklung | Stripe Inc. | Abo-Verwaltung | EU / USA (DPF) |
| Hosting | Vercel Inc. / Hetzner | Webhosting | EU |
6. Drittlandtransfer
Soweit Daten in Drittländer (USA) übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und/oder dem EU-US Data Privacy Framework (DPF).
7. Speicherdauer
| Datenart | Speicherdauer |
|---|---|
| Nutzerkonto | Bis zur Löschung des Kontos |
| Kinderdaten | Bis zur Löschung durch die Einrichtung, spätestens 6 Monate nach Austritt |
| Fotos/Videos | Bis zur Löschung oder Widerruf der Einwilligung |
| Gesundheitsdaten | Wie Kinderdaten, unverzüglich bei Widerruf |
| Rechnungsdaten | 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) |
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Hinweis: Anfragen zu Kinderdaten sind an den jeweiligen Kita-Träger als Verantwortlichen zu richten, nicht an Eyedia.
9. Zuständige Aufsichtsbehörde
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
10. Cookies
KitaDoc verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung (Session-Cookies). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
11. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen.